Datenschutzerklärung

VI. Information nach Art. 13
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) [1]
für Stellenbewerber/innen

Vertrauen ist wichtig, besonders wenn es um Ihre Daten geht! Um Ihre Stellenbewerbung bei den AHV-IV-FAK-Anstalten bearbeiten zu können, benötigen wir bestimmte Angaben von Ihnen. Selbstverständlich beschränken wir uns dabei auf Daten, die von Ihnen selbst zur Verfügung gestellt wurden und auf solche, die zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung unbedingt erforderlich sind. Gemäss den datenschutzrechtlichen Vorschriften verwalten wir Ihre personenbezogenen Daten mit der gebotenen Sorgfalt und schützen sie vor Missbräuchen.

Nachstehend erhalten Sie Informationen darüber, wie Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeitet werden und welche Rechte Sie im Hinblick auf die Verarbeitung dieser Daten haben. Als personenbezogene Daten im Sinne der nachstehenden Ausführungen gelten sämtliche Bewerberdaten, insb. Personen- und Kontaktdaten, Lebensläufe, Diplome, Zertifikate, Arbeitszeugnisse usw.

Die AHV-IV-FAK-Anstalten wickeln den gesamten Bewerbungs- und Rekrutierungsprozess über die Software des Auftragsverarbeiters Refline AG mit Sitz in CH 6331-Hünenberg ab. Sollten Sie sich per Post oder E-Mail direkt bei uns bewerben, werden wir Sie darauf aufmerksam machen, dass Sie Ihre Bewerbung über die Software der Refline AG einreichen müssen. Alle personenbezogenen Daten werden im weiteren Verfahren mittels dieser Software verarbeitet.


1. Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen

AHV-IV-FAK-Anstalten

Gerberweg 2

9490 Vaduz

Telefon: +423 238 16 16

E-Mail: ahv@ahv.li

Website: www.ahv.li


2. Kontaktdaten des betrieblichen Datenschutzbeauftragten (gem. Art. 37 DSGVO)

AHV-IV-FAK-Anstalten

c/o Betrieblicher Datenschutzbeauftragter

Gerberweg 2

9490 Vaduz

Telefon: +423 238 16 14

E-Mail: datenschutzbeauftragter@ahv.li


3. Auftragsdatenverarbeitung durch die Refline AG

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens arbeiten die AHV-IV-FAK-Anstalten auf der Grundlage eines Auftragsverarbeitervertrages gemäss Art. 28 DSGVO mit dem externen IT-Dienstleister Refline AG, Bösch 65, CH-6331 Hünenberg, zusammen. Die Refline AG betreibt eine E-Recruiting-Software, mit welcher Rekrutierungsprozesse digitalisiert und vereinfacht werden. Bei der Benutzung der Bewerbungssoftware stellen die Bewerber der Refline AG ihre Daten durch das Ausfüllen der Bewerbungsmaske und durch Hochladen ihrer Bewerbungsunterlagen zur Verfügung. Die personenbezogenen Daten werden im Bewerbungstool der Refline AG gespeichert und im Rahmen Ihrer Bewerbung ausgewertet, verarbeitet und intern weitergleitet. Die Daten können zusätzlich in anonymisierter Form für statistische Zwecke (z.B. Reporting) verarbeitet werden.

Falls Sie die freiwillige Option nutzen, Ihre Bewerbung oder Spontanbewerbung via "One-Click-Option" einzureichen, werden Daten aus Ihrem Lebenslauf automatisiert ausgelesen und in vorstrukturierte Datenfelder abgefüllt. Das Auslesen der Daten erfolgt mithilfe einer semantischen Analyse und künstlicher Intelligenz. Dabei wird ein Service der Partners Textkernel BV (ISO 27001 zertifiziert, mit Hauptsitz in den Niederlanden und Serverstandort im EU-Raum) genutzt. Der Lebenslauf wird automatisiert von unserem Softwarepartner Refline AG als HTTP Post data request an das Sourcebox-System von Textkernel BV gesendet, maschinell ausgelesen, automatisiert retourniert und gelöscht. Die Nutzung dieser Option ist freiwillig und mit der Verwendung stimmen Sie dieser Art der Bearbeitung zu. Das Bewerbungsformular kann jederzeit auch manuell ausgefüllt werden, so dass Ihre Daten die Schweiz nicht verlassen.


4. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Datenerhebung und -verarbeitung durch die AHV-IV-FAK-Anstalten erfolgt zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Rekrutierung des Personals. Die AHV-IV-FAK-Anstalten dürfen dabei alle personenbezogenen Daten verarbeiten, soweit diese erforderlich sind für die Entscheidung über die Begründung des Arbeitsverhältnisses, insbesondere die Eignung eines Arbeitnehmers für das Arbeitsverhältnis (§1173a Art. 28a ABGB). Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) ist nur unter den strengen Ausnahmen des Art. 9 Abs. 2 DSGVO zulässig und in Liechtenstein speziell unter den Bedingungen des § 1173a Art. 28a Abs. 2 ABGB.

Bei Spontanbewerbungen nehmen wir mit Ihnen Kontakt auf, sofern bei uns eine für Sie geeignete Stelle zu besetzen ist. Die Bewerbungsunterlagen und die entsprechenden Daten werden allerdings nur auf der Grundlage Ihrer Einwilligung aufbewahrt, welche nach Eingang der Spontanbewerbung allenfalls gesondert eingeholt wird.

Mit dem Abonnieren des Jobmails willigen Sie ein, dass wir Sie via E-Mail mit Informationen zu offenen Stellen informieren können. Dabei werden Ihre Daten bei der Anmeldung zum Jobmail an uns übermittelt und gespeichert. Der Jobmailversand erfolgt über unseren Softwarepartner Refline AG. Die Anmeldung zum Jobmail erfolgt im sog. „Double-Opt-In-Verfahren”. Zur Missbrauchsverhinderung erhalten Sie nach der Anmeldung eine E-Mail, in welcher Sie um Bestätigung Ihrer Daten gebeten werden. Die Anmeldung wird aufgrund rechtlicher Vorgaben protokolliert. Sie können die Einwilligung zum Empfang des Jobmails jederzeit widerrufen. Am Ende eines jeden Jobmails findet sich ein Widerrufslink.


5. Rechtmässigkeit der Datenverarbeitung

Im Sinne von Art. 6 Abs. 1 DSGVO ist eine Verarbeitung von Daten nur rechtmässig, wenn sie sich auf einen Rechtfertigungsgrund stützt, der in Art. 6 Abs. 1 DSGVO genannt wird. Die AHV-IV-FAK-Anstalten verarbeiten Ihre Daten auf folgender Grundlage:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO („Einwilligung”)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO („Vertragsabschluss/Vertragsanbahnung eines Arbeitsvertrages”)
  • § 1173a Art. 28a Abs. 1 ABGB („Gesetzliche Ermächtigung für das Bewerbungsverfahren”)

Die Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren beruht grundsätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, welcher die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Anbahnung und Durchführung des Arbeitsvertrages bildet.

Wenn Sie in die Verarbeitung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmässigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt. Die Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung erfolgt insbesondere beim Jobmail und dann, wenn die Bewerbungsunterlagen und -daten mit Einverständnis des Stellenbewerbers nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens weiter aufbewahrt werden, damit wir diese ggf. bei einer späteren Stellenausschreibung wiederum berücksichtigen können.

 

6. Empfänger bzw. Empfängerkategorien der personenbezogenen Daten

Ihre Daten können auf der Grundlage einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Wahrung berechtigter Interessen von Dritten weitergegeben werden. Daten können an andere öffentliche Stellen weitergegeben werden, sofern dies zur Erfüllung unserer Aufgaben oder der Aufgaben der anfragenden öffentlichen Stelle erforderlich ist. Die Offenlegung der Daten kann zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, zur Abwicklung von Verträgen und geschäftlichen Aktivitäten notwendig sein oder schliesslich aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgen. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können unter anderem sein:

  • Auftragsverarbeiter der AHV-IV-FAK-Anstalten, insbesondere die Refline AG;
  • Landes- oder Gemeindebehörden, z.B. Arbeitsmarktservice oder Arbeitslosenversicherung;
  • Strafverfolgungsbehörden, z.B. liechtensteinische Staatsanwaltschaft;
  • Gerichte und Parteien eines Gerichtsverfahrens (zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen);
  • sonstige Stellen, soweit dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

 

7. Übermittlung von personenbezogenen Daten in die Schweiz (sog. „Drittland”)

Im Zuge der Datenverarbeitung werden Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage des Auftragsverarbeitervertrages mit der Refline AG an diesen Auftragsverarbeiter der AHV-IV-FAK-Anstalten mit Sitz in der Schweiz übermittelt. Zudem sind auch die unter Ziff. 7. genannten Empfänger fallweise in der Schweiz ansässig, weshalb an dieser Stelle gemäss Art. 13 Abs. 1 lit. f DSGVO auf den Angemessenheitsbeschluss der europäischen Kommission vom 26.07.2000 gemäss der Richtlinie 95/46/EG und Art. 45 Abs. 3 DSGVO hingewiesen wird. Die Schweiz verfügt auf dieser Grundlage und gemäss Art. 9 iVm Anhang 1 Abs. 1 Ziff. 10 der liechtensteinischen Datenschutzverordnung vom 11. Dezember 2018 (DSV) über ein angemessenes Datenschutzniveau, weshalb ein rechtmässiger Datentransfer an Empfänger in der Schweiz ohne Einschränkungen möglich ist. Darüber hinaus wird darauf verwiesen, dass das hohe Datenschutzniveau in der Schweiz mit Inkrafttreten des totalrevidierten Datenschutzgesetzes per 01.09.2023 rechtlich verankert wurde.


8. Dauer der Speicherung

Ihre Daten werden nach der Erhebung bei den AHV-IV-FAK-Anstalten so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen und reglementarischen Aufbewahrungsfristen und zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist.

Bei einer Anstellung werden Ihre Daten in das Personaldossier überführt und entsprechend weiterverarbeitet. Die personenbezogenen Daten bleiben diesfalls auch im System der Refline AG gespeichert. Sollte die Bewerbung nicht zu einer Anstellung geführt haben, werden die Daten 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Beim Widerruf der Einwilligung zur Zusendung des Jobmails werden die Daten umgehend gelöscht. Sollten Ihre Daten aufgrund Ihrer Einwilligung für künftige Bewerbungsverfahren gespeichert werden, erfolgt die umgehende Löschung bei Widerruf der diesbezüglichen Einwilligung, sofern die Frist von 6 Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens abgelaufen ist.


9. Datensicherheit und Vertraulichkeit

Die AHV-IV-FAK-Anstalten und die Refline AG bedienen sich angemessener technischer und organisatorischer Massnahmen bei den Systemen, um Ihre Daten vor Verlust, Zerstörung, Veränderung, und dem unbefugten Zugriff Dritter zu schützen und die Verfügbarkeit sicherzustellen. Die Sicherheitsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst. Die Daten werden SSL verschlüsselt übertragen. Ein absoluter Schutz kann nicht garantiert werden. Auch den eigenen, unternehmensinternen Datenschutz nehmen wir sehr ernst. Unsere Mitarbeitenden und die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet.

Die uns von Ihnen bekannt gegebenen Daten werden vertraulich behandelt und der Zugriff auf sie wird nur soweit notwendig gewährt. Im Rahmen einer konkreten Bewerbung haben bei uns ausschliesslich Personen, welche mit der Besetzung der Stelle zu tun haben (insb. HR und für die Auswahl verantwortliche Personen), Einblick in die von Ihnen bekannt gegebenen Daten und dies nur in dem Umfang, in welchem es für die jeweilige Abteilung bzw. Person jeweils erforderlich ist.


10. Betroffenenrechte („Datenschutzrechte”)

Die nachfolgenden Rechte bestehen nur nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen und können auch durch spezielle Regelungen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein. Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

  • Auskunft zu erhalten über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten und die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen ihre Daten offengelegt wurden oder werden (Art. 15 DSGVO);
  • Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);
  • Löschung der Sie betreffenden personenbezogene Daten zu verlangen, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft und keine Ausnahmen von der Löschpflicht vorliegen;
  • Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist;
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 21 DSGVO) oder die für das Verarbeiten zuvor gegebene Einwilligung zu widerrufen, sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht;
  • ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Datenschutzstelle des Fürstentums Liechtenstein, Städtle 38, 9490 Vaduz, www.datenschutzstelle.li) Beschwerde zu erheben.


11. Geheimhaltungspflicht

Mitarbeitende der AHV-IV-FAK-Anstalten sind zur Geheimhaltung über Angelegenheiten, die ihnen in Ausübung ihres Dienstes oder mit Beziehung auf ihre dienstliche Stellung bekannt geworden sind, verpflichtet. Gesetzliche Ausnahmen sind vorbehalten. Die Geheimhaltungspflicht gilt auch nach Beendigung des Dienstverhältnisses.


12. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Verpflichtung zur Bereitstellung der erforderlichen Daten ergibt sich aus dem Vertragsanbahnungsverhältnis i.S.v. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und ggf. aus Ihrer Einwilligung i.S.v. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne die Bereitstellung der erforderlichen Daten können wir Ihr Bewerbungsverfahren leider nicht durchführen. Bitte achten Sie daher auf Vollständigkeit.


Möchten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen, teilen Sie uns dies bitte per E-Mail an datenschutzbeauftragter@ahv.li mit oder kontaktieren Sie uns unter der angegebenen Adresse.

 

_________________

Stand: 06.03.2024


[1] Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Bearbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO).